Hồ sơ thủ tục khai báo hóa chất

Bạn đang gặp khó khăn với các quy định mới nhất năm 2026 về Hồ sơ thủ tục khai báo hóa chất? Với dịch vụ tư vấn Hồ sơ thủ tục hóa chất do Envico cung cấp, Quý doanh nghiệp sẽ biết tường tận về những thủ tục, hồ sơ cần thiết để khai báo hóa chất với cơ quan chức năng, phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh.

Thu tuc khai bao hoa chat

Hình 1: Hồ sơ thủ tục khai báo hóa chất

TÓM TẮT

Đối tượng phải khai báo hóa chất và các trường hợp được miễn

Đối tượng áp dụng: Theo quy định hiện hành, mọi tổ chức, cá nhân khi nhập khẩu hóa chất thuộc Chương 28 và Chương 29 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam đều bắt buộc phải thực hiện thủ tục khai báo.

Các trường hợp ĐƯỢC MIỄN khai báo: Doanh nghiệp không cần làm thủ tục khai báo nếu lô hàng lọt vào một trong các trường hợp sau:

Nhập khẩu hóa chất có khối lượng dưới 10 kg cho một hóa đơn.
Nhập khẩu dưới 01 kg hóa chất mới để phục vụ mục đích thử nghiệm, đánh giá đặc tính hóa lý.
Nhập khẩu hỗn hợp chất không thuộc các chương 28 và chương 29, dù bên trong có chứa thành phần thuộc 2 chương này.
Lô hàng là hóa chất cấm hoặc hóa chất cần kiểm soát đặc biệt và đã xin được Giấy phép nhập khẩu từ cơ quan có thẩm quyền.

Sau khi xác định thuộc diện phải khai báo, bước tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện là phân loại hóa chất theo từng nhóm quản lý để xác định đúng nghĩa vụ pháp lý tương ứng.

Danh mục hóa chất cần quản lý / kiểm soát đặc biệt

Danh mục hóa chất cần kiểm soát đặc biệt (gồm các hóa chất có độc tính cao, Tiền chất công nghiệp, hóa chất thuộc Công ước cấm vũ khí hóa học…) được quy định chi tiết tại Phụ lục III Nghị định 24/2026/NĐ-CP.

Để xin giấy phép cho nhóm này, doanh nghiệp cần đối chiếu chuẩn xác theo 5 cột pháp lý. Dưới đây là bảng trích dẫn một số hóa chất nguy hiểm phổ biến nhất thường gặp trong nhập khẩu sản xuất:

STT	Tên khoa học (danh pháp IUPAC)	Tên chất (Tiếng Việt)	Mã số CAS	Công thức hóa học
A	CÁC TIỀN CHẤT CÔNG NGHIỆP
I	Nhóm 1: Các tiền chất thiết yếu (Tham gia cấu trúc ma túy)
1	Phenylacetone	1 phenyl – 2 – propanone	103-79-7	C9H10O
2	Acetic oxide	Acetic anhydride (AA)	108-24-7	C4H6O3
3	2 – Aminobenzoic acid	Anthranilic acid	118-92-3	C7H7NO2
II	Nhóm 2: Các dung môi, chất xúc tác
1	Ethanoic acid	Acetic acid (Axit Axetic)	64-19-7	C2H4O2
2	2 – Propanone	Acetone	67-64-1	C3H6O
3	Hydrochloric acid	Axit Hydrochloric	7647-01-0	HCl
4	Sulfuric acid	Axit Sulfuric	7664-93-9	H2SO4
5	Methyl benzene	Toluene	108-88-3	C7H8

Lưu ý: Bảng trên chỉ liệt kê một số hóa chất phổ biến mang tính minh họa. Để tra cứu toàn bộ hàng trăm hóa chất thuộc diện kiểm soát đặc biệt, doanh nghiệp vui lòng tải và đối chiếu trực tiếp tại Phụ lục III Nghị định 24/2026/NĐ-CP)

Sau khi đã xác định loại hóa chất và nhóm quản lý tương ứng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước kiểm tra và thủ tục trước khi tiến hành nhập khẩu và sử dụng.

Cần làm gì với các loại hóa chất được nhập về?

Bước đầu tiên: Đảm bảo hóa chất không thuộc diện cấm nhập khẩu

Căn cứ theo quy định tại Mục 4 (bao gồm Điều 16, Điều 17 và Điều 18) của Nghị định 26/2026/NĐ-CP, việc sản xuất, nhập khẩu và sử dụng hóa chất cấm về nguyên tắc là không được phép trong các hoạt động thương mại thông thường. Việc nhập khẩu nhóm này chỉ được thực hiện trong những trường hợp đặc biệt nhằm phục vụ mục đích phân tích, kiểm nghiệm, nghiên cứu khoa học, y tế, sản xuất dược phẩm, điều tra tội phạm, bảo vệ quốc phòng, an ninh, phòng chống thiên tai, dịch bệnh hoặc thực hiện các nhiệm vụ do Chính phủ giao dưới sự giám sát chặt chẽ.

Để biết chắc chắn lô hàng hóa chất bạn định nhập khẩu kinh doanh có vi phạm danh mục cấm hay không, bắt buộc phải thực hiện 02 bước tra cứu cụ thể sau đây:

Tra cứu theo Luật Đầu tư hiện hành: Do pháp luật hóa chất mới không còn ban hành kèm phụ lục hóa chất cấm, bạn phải đối chiếu trực tiếp tên hóa chất định nhập khẩu với Danh mục ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh được quy định tại Luật Đầu tư năm 2020.
Tra cứu theo các Công ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên: Kiểm tra xem hóa chất đó có vi phạm tính chất cực độc hoặc bị cấm tuyệt đối theo các hiệp định quốc tế hay không, cụ thể bao gồm các chất ô nhiễm hữu cơ khó phân hủy (POPs) theo Công ước Stockholm và các Hóa chất Bảng 1 của Công ước cấm vũ khí hóa học.

Thứ hai, nếu hóa chất bạn nhập khẩu là tiền chất công nghiệp thì phải thực hiện theo các quy định như sau:

Căn cứ theo quy định tại Điều 14 của Nghị định 26/2026/NĐ-CP về Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, cấp điều chỉnh, gia hạn Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hóa chất cần kiểm soát đặc biệt, việc quản lý đối với mặt hàng tiền chất công nghiệp khi nhập khẩu được thực hiện cụ thể như sau:

1. Tổ chức, cá nhân nhập khẩu tiền chất công nghiệp bắt buộc phải có Giấy phép do cơ quan có thẩm quyền (Bộ Công Thương) cấp. Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hóa chất cần kiểm soát đặc biệt là điều kiện bắt buộc để lô hàng của bạn được thông quan. Để xin được giấy phép này, bạn cần thực hiện theo đúng hồ sơ và trình tự dưới đây:

Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép (Theo Khoản 5 Điều 14) Bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ điện tử để nộp qua hệ thống dịch vụ công, bao gồm các loại tài liệu bắt buộc sau:

Văn bản đề nghị: Lập văn bản đề nghị cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hóa chất cần kiểm soát đặc biệt theo biểu mẫu quy định.
Chứng từ thương mại (Hóa đơn): Bắt buộc phải có Hóa đơn thương mại bản gốc. Nếu hóa đơn do đối tác nước ngoài phát hành bằng tiếng nước ngoài, bạn phải nộp kèm theo bản dịch tiếng Việt có xác thực của công ty.
Phiếu an toàn hóa chất (SDS): Phải nộp kèm tài liệu an toàn của hóa chất đó để nhận diện rõ đặc tính nguy hiểm.
Giấy phép chuyên ngành đi kèm: Tùy vào mục đích, bạn phải đính kèm bản sao Giấy phép sản xuất hóa chất cần kiểm soát đặc biệt (nếu bạn nhập về để làm nguyên liệu tự sản xuất) hoặc Giấy phép kinh doanh hóa chất cần kiểm soát đặc biệt (nếu bạn nhập về để bán thương mại).
Báo cáo tình hình thực hiện (Chỉ áp dụng với Tiền chất Nhóm 1): Bạn bắt buộc phải nộp thêm báo cáo chi tiết về tình hình xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, sử dụng và tồn trữ dựa trên Giấy phép đã được cấp trước đó.

LƯU Ý QUAN TRỌNG (Điểm mới cập nhật so với quy định cũ): Để tránh bị từ chối hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý pháp luật hiện hành KHÔNG CÒN YÊU CẦU nộp Bản sao giấy tờ đăng ký thành lập (giấy ĐKKD) đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu lần đầu do dữ liệu đã được liên thông điện tử. Đồng thời, cơ quan cấp phép cũng TUYỆT ĐỐI KHÔNG CHẤP NHẬN sử dụng Bản sao hợp đồng, thỏa thuận mua bán, đơn đặt hàng hay bản ghi nhớ để thay thế cho Hóa đơn thương mại gốc như trước đây.

2. Trình tự và thủ tục các bước xin cấp phép (Theo Khoản 6 Điều 14)

Bước 1 – Nộp hồ sơ: Bạn tải toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị lên hệ thống dịch vụ công trực tuyến để gửi đến cơ quan cấp phép (Bộ Công Thương).
Bước 2 – Kiểm tra tính hợp lệ: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ lúc tiếp nhận, nếu hồ sơ của bạn bị thiếu hoặc sai sót, cơ quan cấp phép sẽ có thông báo để bạn bổ sung, chỉnh sửa. Thời gian bạn bổ sung sẽ không được tính vào thời gian xử lý cấp phép.
Bước 3 – Thẩm định và Cấp phép: Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, trong thời hạn 07 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ tiến hành kiểm tra và cấp Giấy phép nhập khẩu cho doanh nghiệp. Trường hợp bị từ chối, họ bắt buộc phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thời hạn của giấy phép: Giấy phép nhập khẩu này chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày cấp.

3. Nghĩa vụ bắt buộc sau khi nhập khẩu (Căn cứ Điều 15)

Sau khi lô hàng tiền chất công nghiệp đã thông quan thành công và đưa về nội địa, nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hóa chất này để sản xuất sản phẩm, hàng hóa khác, bạn có nghĩa vụ lập tài khoản và công bố loại hóa chất cùng mục đích sử dụng trên Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất quốc gia trước 30 ngày khi đưa hóa chất vào sử dụng lần đầu (hoặc khi thay đổi mục đích sử dụng).

Có thể bạn quan tâm : Xử lý nước thải dệt nhuộm

Có mấy hình thức khai báo hóa chất?

Theo quy định pháp luật hiện hành, việc khai báo hóa chất nhập khẩu được thực hiện qua 2 hình thức: Khai báo điện tử (hình thức bắt buộc ngày thường) và Khai báo trực tiếp (hình thức dự phòng và chỉ dùng khi hệ thống Khai báo điện tử bị lỗi).

Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể cho từng hình thức:

Khai báo điện tử (Hình thức bắt buộc trong điều kiện bình thường)

Đây là hình thức mà mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải làm khi nhập khẩu hóa chất. Bạn phải hoàn thành việc khai báo qua mạng trước khi làm thủ tục thông quan hàng hóa.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn) hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất (chemicaldata.gov.vn)

Bước 2: Khai báo và tải chứng từ

Điền các thông tin của lô hàng vào biểu mẫu trên web (Mẫu 05a). Sau đó tải lên bản scan của 2 loại giấy tờ bắt buộc sau:

Hóa đơn thương mại bản gốc: Bắt buộc phải có bản gốc. Nếu hóa đơn viết bằng tiếng nước ngoài thì phải tải kèm bản dịch tiếng Việt có đóng dấu xác thực của công ty bạn. (Lưu ý: Nếu nhập hàng phi thương mại, hàng mẫu không có hóa đơn, bạn được dùng Giấy báo hàng về cảng để thay thế).
Phiếu an toàn hóa chất (SDS): Bắt buộc phải tải lên bản tiếng Việt.

Bước 3: Nhận kết quả từ hệ thống

Với hóa chất thông thường: Ngay sau khi bấm gửi, hệ thống sẽ tự động duyệt và trả về Giấy xác nhận khai báo ngay lập tức.
Với hóa chất đặc biệt nguy hiểm (như Dinitơ monoxit, các hợp chất của Xyanua, Thủy ngân…): Cán bộ Cục Hóa chất sẽ kiểm tra thủ công hồ sơ và trả kết quả trong thời gian tối đa 16 giờ làm việc.

Bước 4: Thông quan lô hàng

Hệ thống sẽ gửi mã phản hồi xác nhận. Bạn dùng thông tin phản hồi này để nộp cho cơ quan Hải quan và lấy hàng ra khỏi cảng.

Khai báo trực tiếp (Hình thức dự phòng khi hệ thống khai báo điện tử sập)

Tuyệt đối không được tự ý chọn làm cách này trong ngày thường. Khai báo trực tiếp bằng hồ sơ giấy chỉ được phép áp dụng khi Cổng thông tin một cửa quốc gia gặp sự cố kỹ thuật nghiêm trọng, sập mạng, khiến bạn không thể nộp hồ sơ Khai báo điện tử.

Để tránh việc hàng hóa bị kẹt ở cảng và phát sinh tiền phạt lưu kho bãi, trình tự “hình thức dự phòng” được thực hiện theo các bước ưu tiên như sau:

Bước 1: Xác nhận hệ thống bị lỗi

Khi đang làm Khai báo điện tử nhưng Cổng thông tin một cửa quốc gia báo lỗi (ví dụ: “Yêu cầu xử lý không thành công. Lỗi kết nối tới một cửa” hoặc hệ thống chập chờn không thể chuyển hồ sơ) thì chuyển sang bước 2 (Khai báo trên web dự phòng).

Bước 2: Chuyển sang khai báo online trên Web dự phòng

Khi web chính bị lỗi, Cục Hóa chất sẽ có thông báo cho phép doanh nghiệp tạm thời chuyển sang nộp hồ sơ tại Hệ thống dịch vụ công phụ trợ của Bộ Công Thương (địa chỉ: khaibaohoachatnhapkhau.dvctt.gov.vn). Bạn thao tác tải hồ sơ bản scan lên trang web dự phòng này để không bị gián đoạn công việc. Tuy nhiên, nếu hệ thống web dự phòng cũng bị lỗi và không thể truy cập để khai báo thì chuyển sang bước thứ 3 (Nộp trực tiếp).

Bước 3: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp

Trong trường hợp mạng sập hoàn toàn (cả web chính và web dự phòng đều không thể truy cập), hoặc do cơ quan nhà nước có yêu cầu đặc thù để đối chiếu bản gốc, lúc này phải chuyển sang bước cuối cùng là in toàn bộ hồ sơ ra giấy. Bộ hồ sơ bản cứng (gồm Biểu mẫu khai báo, Hóa đơn gốc + bản dịch tiếng Việt, Phiếu SDS tiếng Việt) sẽ được mang nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Cục Hóa chất.

Bước 4: Nhận giấy xác nhận thủ công

Cơ quan quản lý sẽ tiếp nhận, duyệt hồ sơ trực tiếp này và cấp giấy xác nhận thủ công để bạn kịp thời mang ra cảng nộp cho Hải quan để đưa hàng về bảo quản (hoặc lấy hàng ra khỏi cảng), tránh bị phạt tiền lưu kho bãi.

Thời hạn khai báo hóa chất và mức xử phạt khi không khai báo

Thời hạn khai báo: Việc khai báo hóa chất nhập khẩu bắt buộc phải được thực hiện xong và có kết quả phản hồi từ hệ thống trước khi thông quan lô hàng Mọi hành vi khai báo sau khi hàng đã vào nội địa đều vi phạm pháp luật.

Mức xử phạt khi không khai báo: Căn cứ theo Nghị định 71/2019/NĐ-CP và Nghị định 17/2022/NĐ-CP sửa đổi bổ sung, mức xử phạt hành chính đối với hành vi không khai báo hoặc khai báo sai sự thật được quy định theo trị giá lô hàng vi phạm (áp dụng với tổ chức/ doanh nghiệp) như sau:

Trị giá lô hàng dưới 10 triệu đồng: Phạt từ 2.000.000 – 6.000.000 VNĐ.
Trị giá lô hàng từ 10 triệu đến dưới 50 triệu đồng: Phạt từ 6.000.000 – 10.000.000 VNĐ.
Trị giá lô hàng từ 50 triệu đến dưới 100 triệu đồng: Phạt từ 10.000.000 – 14.000.000 VNĐ.
Trị giá lô hàng từ 100 triệu đồng trở lên: Phạt từ 14.000.000 – 20.000.000 VNĐ.

Ngoài ra, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là khai báo bổ sung đối với lô hàng vi phạm.

Trong quá trình thực hiện khai báo hóa chất, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải một số vướng mắc phổ biến như sau:

Các câu hỏi thường gặp về hồ sơ khai báo hóa chất

Phiếu an toàn hóa chất (SDS) do nhà cung cấp nước ngoài cấp từ nhiều năm trước thì có hợp lệ để tải lên hệ thống khai báo không?

Không. Theo yêu cầu về chất lượng hồ sơ kỹ thuật, Phiếu an toàn hóa chất (SDS/MSDS) đính kèm trong hồ sơ khai báo bắt buộc phải còn hiệu lực, cụ thể là ngày phát hành không được quá 3 năm tính đến thời điểm làm thủ tục

Công ty thường xuyên nhập khẩu cùng một loại hóa chất từ một nhà cung cấp có thể gom nhiều chuyến hàng (vận đơn) lại để khai báo chung một lần cho tiết kiệm thời gian không?

Không được. Nguyên tắc trên hệ thống là mỗi lô hóa chất nhập khẩu đều phải được thực hiện thủ tục khai báo riêng biệt. Doanh nghiệp tuyệt đối không được phép gom nhiều lô hàng lại để khai báo chung một lần.

Nếu nhân viên xuất nhập khẩu vô tình điền sai thông tin hoặc tải nhầm file trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, hậu quả pháp lý sẽ như thế nào?

Tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của các thông tin đã điền cũng như các văn bản, chứng từ điện tử đính kèm. Nếu thông tin khai báo bị phát hiện là không chính xác, chính bộ hồ sơ khai báo điện tử lưu trên hệ thống này sẽ được dùng làm cơ sở pháp lý trực tiếp để cơ quan có thẩm quyền tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp.

Đối với nhóm hóa chất nguy hiểm đặc biệt (như Xyanua, Thủy ngân…) cần Cục Hóa chất duyệt thủ công trong 16 giờ, những lỗi nào thường khiến hồ sơ bị đánh giá là “không hợp lệ” và bị trả về?

Cơ quan tiếp nhận sẽ gửi phản hồi từ chối hồ sơ qua Cổng thông tin một cửa quốc gia nếu doanh nghiệp mắc phải các lỗi sau:

Tổng khối lượng hóa chất nhập khẩu tính từ đầu năm đến thời điểm khai báo đã vượt quá khối lượng được cấp phép trong năm của doanh nghiệp.
Các tài liệu đính kèm không đúng quy định pháp luật.
Điền thông tin khai báo hóa chất trên web chưa chính xác.

Người trực tiếp thao tác khai báo hồ sơ trên hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia không phải là Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) của công ty thì có sao không?

Pháp luật cho phép nhân viên hoặc bên dịch vụ đại diện khai báo, tuy nhiên trong trường hợp người khai báo không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, bộ hồ sơ bắt buộc phải chuẩn bị và đính kèm thêm Giấy ủy quyền hợp lệ.

Đơn vị nào cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục khai báo hóa chất

Quá trình chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục hóa chất thường gặp nhiều trục trặc, khó khăn, phát sinh nhiều chi phí. Do vậy, rất nhiều doanh nghiệp muốn tìm đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn khai báo hóa chất chuyên nghiệp và uy tín để tư vấn và thực hiện.

Với rất nhiều ưu điểm về đội ngũ nhân sự, quy trình làm việc chuyên nghiệp, các mối quan hệ tốt với các Cục, ngành liên quan Envico cam kết tư vấn cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng và thuận lợi, tiết kiệm thời gian và hạn chế những chi phí phát sinh.

♠ Đội ngũ giàu kinh nghiệm

Đội ngũ luật sư của Envico rất giàu kinh nghiệm và am hiểu các điều luật, có khả năng giải quyết các hồ sơ khó, giải quyết nhanh chóng các phát sinh trong quá trình khai báo hóa chất.

♠Tiết kiệm chi phí

Hiệu suất làm việc của Envico được tối ưu nhờ quy trình làm việc chuyên nghiệp, các mối quan hệ rất tốt với cục, cơ quan, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm nên tiết kiệm được cho khách hàng nhiều chi phí.

♠ Đảm bảo thời gian

Dịch vụ khai báo hóa chất của Envico diễn ra trong thời gian ngắn, giúp doanh nghiệp đảm bảo được các hoạt động kinh doanh diễn ra theo đúng kế hoạch. Đồng thời, giảm thiểu được các trường hợp lãng phí thời gian.

♠ Giảm thiểu rủi ro, lãng phí

Nhiều doanh nghiệp tự chuẩn bị hồ sơ chưa tốt, gặp khúc mắc trong quá trình xét duyệt khiến phát sinh các chi phí ngoài dự tính. Với Envico, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về vấn đề này.

Quý khách hàng có nhu cầu hoặc thắc mắc gì vui lòng liên hệ Envico lại để được tư vấn cụ thể!

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG ENVICO

Địa chỉ: Lầu 3, Indochina Tower, 4 Nguyễn Đình Chiểu, P. ĐaKao, Quận 1, Tp. HCM

Hotline: 0972 957 939 (Ms.Ngân)

Điện thoại: (028) 66 797 205

E-mail: admin@envico.vn

Website: Congnghemoitruong.net

Tư vấn, lập hồ sơ pháp lý hóa chất, Sản phẩm và dịch vụ